Wanneer zijn akten openbaar?

De openbaarheidstermijnen

De termijnen staan in het Burgerlijk Wetboek. Na de termijn worden de registers overgebracht naar het archief. Let op: akten die zijn samengebonden met een jaargang die nog niet openbaar is, kun je soms pas later inzien. De laatste kolom is daarom een schatting.

Waarom die verschillende termijnen?

Een geboorteakte gaat over iemand die waarschijnlijk nog leeft. Een overlijdensakte gaat over iemand die er niet meer is. Daarom is die eerder openbaar. De privacywet (AVG) beschermt levende personen; overleden mensen vallen er grofweg niet onder. De openbaarheidstermijnen zijn een aparte regel, los van de AVG.

Een voorbeeld

Neem twee akten uit het familieboek Drie eeuwen Verreck:

• De geboorteakte van Adriana Wilhelmina Loozen, Leiden nr. 959, 29 juli 1881. Openbaar sinds ongeveer 1981.
• De huwelijksakte van Gérard Johan Hage en Adriana Loozen, ’s-Gravenhage nr. 2103, 1906. Openbaar sinds ongeveer 1981.

Allebei zijn ze dus al lang in te zien. Maar de geboorteakte van hun kleinzoon Jan, geboren in 1939 in Den Haag, is pas vanaf ongeveer 2040 openbaar.

Akte nog niet openbaar? Zo kom je eraan

1. Vraag een afschrift aan bij de gemeente waar de akte is opgemaakt. De gemeente bepaalt of en onder welke voorwaarden je een afschrift krijgt.
2. Vraag een persoonskaart of persoonslijst aan bij het CBG. Die bestaan voor mensen die vanaf 1939 zijn overleden. Er staan vaak de ouders, het huwelijk en de kinderen op.
3. Kijk in het bevolkingsregister. Recente delen staan meestal niet online, maar de index is soms wel doorzoekbaar en inzage op de studiezaal kan onder voorwaarden. Zie bevolkingsregister.
4. Vraag het familie. Trouwboekjes, rouwkaarten en bidprentjes liggen vaak gewoon in een la.

En andere archieven?

De termijnen van 100, 75 en 50 jaar gelden voor de burgerlijke stand. Voor andere bronnen gelden eigen regels:

• Bevolkingsregisters die jonger zijn dan 110 jaar, tonen veel archieven niet meer online. De index is vaak wel doorzoekbaar, en inzage op de studiezaal kan onder voorwaarden: alleen voor onderzoek, en zonder gegevens van levende personen te publiceren.
• Gemeentelijke archieven zijn in de regel openbaar zodra ze naar het archief zijn overgebracht. Waar privacy speelt, geldt vaak een beperking, meestal van 75 jaar.
• Particuliere archieven, zoals die van families of verenigingen, hebben de regels die de eigenaar met het archief heeft afgesproken.

Twijfel je? Elk archief heeft een informatieblad of een studiezaal waar je het kunt vragen.

Oudere akten: vóór 1811

De burgerlijke stand begon in het grootste deel van Nederland in 1811. Daarvoor zoek je in de doop-, trouw- en begraafboeken van de kerk. Die zijn allemaal openbaar en staan grotendeels online, al is lang niet alles geïndexeerd.

Hoe wij hiermee omgaan

In een familieboek gebruiken we alleen openbare bronnen over overleden voorouders. Over levende mensen zoeken we niets op. De eerste generaties vul je zelf in met wat je weet; vanaf daar zoeken wij verder terug in de archieven.

Meer in de kennisbank

Lees ook

Veelgestelde vragen